Archiwizacja to jeden z elementów zarządzania dokumentami. Prawidłowo przeprowadzona pozwoli firmie na zwiększenie wydajności procesów biznesowych, uporządkowanie przestrzeni oraz zapewni pełne bezpieczeństwo danych. Czy wszystkie dokumenty można archiwizować i co później z nimi zrobić? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w niniejszym artykule.
Na czym polega archiwizacja dokumentów w firmie i kto się tym zajmuje?
Archiwizacja dokumentów to proces złożony z wielu czynności – indeksowania, sortowania, katalogowania i przechowywania dokumentów. Nadrzędnym celem archiwizowania jest uporządkowanie dokumentacji firmowej, co zwykle pośrednio wpływa na wydajność procesów w przedsiębiorstwie. Co więcej, archiwizacja dokumentów pozwala na przechowywanie danych zgodnie z przepisami prawa i na zabezpieczenie informacji przed działaniem czynników zewnętrznych.
Archiwizacją dokumentów zajmują się profesjonalne firmy, posiadające własne zaplecze, czyli magazyny do składowania dokumentów. Archiwiści przyjmują dokumenty, nadają im kategorie określające wymagany okres przechowywania danych, indeksują je, ewidencjonują i umieszczają w wyznaczonym miejscu przechowywania. Co ważne, archiwizowana dokumentacja może być w każdym momencie udostępniona klientowi. Taką kompleksową usługę archiwizacji znajdziemy na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/archiwizacja-dokumentow/.
Jakie dokumenty powinno się archiwizować?
Każdy dział w firmie powinien odpowiednio zarządzać posiadanymi dokumentami. Jednak niektóre obszary działalności zobligowane są szczególnie dbać o bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Mowa tutaj np. o księgowości, dziale kadr i płac i o administracji, czyli o wszystkich miejscach, w których przechowywane są dane pracowników oraz klientów, a także informacje dotyczące ewidencji finansowej. Archiwizacja dokumentów w firmie powinna obejmować m.in.:
-
dokumenty księgowe,
-
umowy i dokumenty prawne,
-
dokumentację kadrową,
-
dokumentację techniczną,
-
dokumentację medyczną.
Prawidłowa i rzetelna archiwizacja dokumentów księgowych jest szczególnie ważna. Wszelkie uchybienia, czyli braki w dokumentacji lub niewystarczające zabezpieczenie danych osobowych, mogą skutkować nałożeniem kar finansowych na firmę.
Zarządzanie dokumentacją, czyli archiwizacja dokumentów i ich niszczenie
Niektóre dokumenty należy przechowywać tylko przez określony czas, a po jego upływie można je zutylizować. Dzięki systemowi katalogowania dokumentów podmiot odpowiedzialny za archiwizację doskonale wie, kiedy mija wymagany termin przechowywania danych.
Niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone w odpowiedni sposób, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z danymi poufnymi. W profesjonalnej niszczarni utylizacja dokumentów odbywa się zawsze zgodnie z normami, czyli w klasie tajności P3. Po przeprowadzeniu procesu utylizacji klient otrzymuje certyfikat bezpieczeństwa potwierdzający całkowite i nieodwracalne zniszczenie danych. To gwarancja, że informacje zawarte w dokumentach firmowych nie trafiły w niepowołane ręce.
